Il est monnaie courante que les candidats, à l’examen du Dossier d’Appel d’Offres (DAO) qu’ils ont retiré contre paiement d’une somme forfaitaire lors d’une procédure ouverte (DAOO) ou qu’ils ont reçu gratuitement dans le cas d’une procédure restreinte (DAOR), y décèlent des manquements, des ambiguïtés, des incohérences ou tout bonnement, des erreurs. Certaines fois, il se peut qu’ils n’appréhendent pas le DAO en tout ou en partie. Pour dissiper tout nuage sur le contenu du dossier et arriver autant que possible à se conformer à ses dispositions, se tournent-ils vers la Personne Responsable du Marché (PRM) pour solliciter des informations, des explications et des clarifications.
Portant sur les conditions de la mise en concurrence du marché, sur le cahier des charges ou d'une manière générale, sur n’importe quelle partie du DAO, les requêtes des candidats doivent s’effectuer sous forme écrite. Elles peuvent donner lieu à deux (2) types distincts de comportement du côté de l’autorité contractante :
- S’il s’agit de questions de pure compréhension se rapportant au vocabulaire ou au mécanisme des règles du marché public, adressées à la PRM, les autres candidats ne seront peut-être pas tenus informés des réponses y afférentes ; seuls les destinataires seront notifiés. Il s’ensuit qu’aucune modification ne sera apportée au dossier.
Par contre, dans le cas d’une demande des candidats en rapport à la rédaction ambigüe, maladroite ou erronée au niveau du DAO, des clarifications ou des renseignements complémentaires seront apportés par l’Autorité Contractante (AC). Celle-ci, dans le souci du respect du principe d’égalité de traitement des candidats et de la transparence des procédures, s’assurera conséquemment de communiquer par écrit et dans le même délai ces réponses à l’ensemble des candidats ayant retiré le dossier ou qui ont été invités à soumettre des offres, tout ayant soin de pas révéler/indiquer la provenance de la demande de renseignements.
De surcroit, des changements seront probablement apportés au DAO et dépendamment de leur importance, la PRM prolongera le délai de dépôt des offres. Avec ce report, les candidats pourront mieux prendre en considération l’ajout ou l’additif au DAO lors de la préparation de leurs offres. Aussi, la durée de la prolongation est-elle proportionnée à l’importance des informations additionnelles ou des modifications. Toujours, la logique est-elle d’accorder aux candidats un délai suffisant pour qu’ils puissent prendre connaissance des changements/ajouts et adapter leur offre en conséquence.
Dans les deux (2) cas ci-dessus décrits, ce qu’il faut toujours se rappeler et retenir est que tout candidat, désirant obtenir des clarifications sur le DAO, doit notifier sa demande à la PRM par lettre avec accusé de réception, fax ou courrier électronique à l'adresse (ou aux adresses) indiquée (s) dans les ISS et dans le délai de dix jours calendaires au plus tard avant la date limite de dépôt des offres (cf. article 89.2 de l’arrêté du 26 octobre 2009 précisant les modalités d’application de la loi du 10 juin 2009 fixant les règles générales relatives aux marchés publics et aux conventions de concession d’ouvrage de services public). A noter que le candidat peut aussi soumettre une demande d’informations ou de clarifications durant la réunion préparatoire ou lors de la visite du site pour les marchés de travaux.
Par ailleurs, la PRM doit notifier sa réponse aussi par lettre avec accusé de réception, fax ou courrier électronique, cinq jours calendaires au plus tard avant la date limite de dépôt des offres (ibid.). Elle aura soin d’éviter trop de décalage dans la transmission des correspondances aux intéressés.
Le respect des délais par les parties, surtout la PRM, est donc crucial, ce, pour éviter l’allongement ou l’augmentation des délais au cours du processus de passation du marché.
En parallèle au fait de notifier par écrit tous les candidats de l’additif au DAO, les PRM, dans le cas d’un AOO, se doivent de publier un rectificatif/un complément à l’avis public à la concurrence paru initialement. L’objectif est d’informer les opérateurs économiques en cas d’erreurs affectant la publication initiale ou les conditions de mise en concurrence. L’avis d’addendum respecte les mêmes conditions de publication que celui initial.
Au demeurant, les AC doivent faire de leur mieux au cours de l’étape de préparation et de rédaction du DAO et éviter une quelconque erreur possible. Elles ont l’obligation de pourvoir à la formation en bonne et due forme de leur Commission Ministérielle ou Spécialisée des Marchés Publics (CMMP/CSMP) et au renforcement de leur capacité. Pour rappel, ces Commissions constituent les bras techniques des PRM tout au long du processus de passation et d’exécution des marchés publics (art. 6 & 7 de la loi du 10 juin 2009). Les AC peuvent aussi recourir au service de consultants externes pour s’assurer du principe de double regard dans le processus de vérification des dossiers rédigés.
Quant à la CNMP, elle se doit de jouer pleinement son rôle en exerçant un contrôle a priori minutieux et rigoureux. Elle s’assurera de passer au peigne fin tous les dossiers soumis pour avis de conformité. La moindre erreur ou irrégularité mineure dans le DAO devra être décelée.
Edlin Joseph
